Cara perusahaan merekrut dan melakukan employee onboarding merupakan tahap penting untuk meningkatkan employee satisfaction dan employee retention. Memanfaatkan sistem HR onboarding automation dapat membantu menghadapi tantangan dalam ekosistem rekrutmen yang berkembang pesat di era digital transformation, sekaligus menghemat waktu, uang, dan sumber daya untuk tim HR perusahaan.
Menurut survei oleh perusahaan konsultasi manajemen kinerja asal Amerika Serikat, Gallup. Hanya 12% karyawan yang percaya bahwa organisasi melakukan proses employee onboarding secara tepat saat merekrut karyawan baru.
Statistik tersebut tidak boleh dianggap enteng bagi pemberi kerja (employers), karena pengalaman onboarding karyawan yang buruk dapat berdampak negatif pada employee retention, produktivitas, dan reputasi pemberi kerja.
Apa Itu HR Onboarding Automation?
HR Onboarding Automation adalah penggunaan RPA Resources untuk merampingkan alur kerja tim HR terkait employee onboarding tanpa upaya manual apa pun. Automation menciptakan pengalaman terstruktur yang memandu karyawan baru melalui setiap langkah program HR onboarding untuk proses seperti melatih karyawan baru, send reminders, menghubungkan mereka dengan rekan kerja, dan banyak lagi.
HR Onboarding Automation dapat menangani keseluruhan tugas yang diperlukan untuk mempersiapkan karyawan baru serta menjalankannya secara otomatis. Hal tersebut bisa berupa salah satu dari berikut ini (dan lebih banyak lagi):
- Memberi mereka aplikasi dan peralatan yang mereka butuhkan
- Menjadwalkan berbagai meeting onboarding
- Mengatur dan mendistribusikan semua dokumen onboarding karyawan yang perlu ditinjau dan ditandatangani
- Menghubungkan karyawan baru dengan mentor atau rekan tim
- Mengirimkan produk Company Swag ke karyawan
- Menyampaikan survei untuk mengumpulkan feedback tentang proses onboarding
Bagaimana Memulai Onboarding Automation Di Perusahaan?
Setelah analisis yang cermat terhadap prosedur employee onboarding terbaru, gunakan solusi automation pada tugas-tugas manual di dalam proses onboarding, misalnya sebagai berikut:
Contoh Penggunaan RPA Dalam Proses Employee Onboarding
Robotic Process Automation dapat membantu perusahaan dengan employee onboarding, sebuah proses penting untuk pengalaman karyawan yang positif. Pengalaman karyawan merupakan faktor utama untuk mempertahankan karyawan.
Robot RPA dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan banyak aspek manual onboarding karyawan, membebaskan staf HR dari beban tugas repetitive. Automation juga dapat meningkatkan proses orientasi bagi karyawan. Tugas potensial untuk RPA termasuk membuat user accounts dan memproses payroll.
Berikut ini adalah proses implementasi RPA serta beberapa cara automation dapat membantu dalam onboarding karyawan.
Memeriksa Tugas Yang Tidak Lengkap atau Terlambat
Melacak tugas karyawan baru dan menemukan item yang tidak lengkap atau terlambat sangat penting selama masa onboarding. Robot RPA dapat memindai onboarding checklist di dalam atau di luar sistem onboarding, lalu mengidentifikasi tugas yang hilang seperti verifikasi Form I-9 dan memberi tahu staf HR serta karyawan baru. Ini dapat membantu mencegah masalah kepatuhan atau bahkan denda.
Perekrutan Massal ke HRIS
RPA yang mengunggah atau memasukkan data rekrutmen baru membantu organisasi dalam proses hiring karyawan secara massal sekaligus dan perusahaan yang sistem onboarding karyawannya tidak terintegrasi dengan human resource information system (HRIS). Aktivitas hiring merupakan proses repetitive di perusahaan, sangat cocok dilakukan oleh Robotic Process Automation.
Pelopor Proses Onboarding
Karyawan baru mungkin memerlukan kartu identitas, desk assignment atau barang-barang seperti seragam atau laptop. Robot RPA dapat melakukan entri data yang diperlukan dalam sistem target untuk memulai proses ini.
Membuat User Accounts di Sistem Onboarding
Beberapa sistem onboarding dapat berintegrasi dengan sistem lain untuk membuat user accounts, tetapi tidak semua sistem onboarding dapat melakukannya. Robotic Process Automation terjadwal melakukan scan karyawan baru, membuat akun di sistem target, dan memperbarui status di sistem onboarding. Ini menghemat waktu untuk staf HR dan IT.
Memproses Payroll
Informasi perbankan atau data payroll lainnya dapat ditemukan dalam bentuk PDF atau sistem onboarding yang tidak terintegrasi dengan sistem payroll. Robot RPA dapat membaca formulir tertentu atau layar onboarding dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem payroll, sehingga staf payroll tidak perlu input data dua kali. Robot yang melakukan tugas ini juga dapat mencegah kesalahan entri data.
