Konsep automation hadir sebagai penggunaan teknologi untuk melakukan tugas-tugas yang seharusnya dilakukan secara manual. Jenis process automation pada bisnis telah ada selama beberapa dekade tetapi baru-baru ini diadopsi secara luas karena meningkatnya popularitas software berbasis cloud serta meningkatnya ketersediaan mobile device.
Process Automation merupakan sumber daya yang sangat penting di tempat kerja modern. Menjadi penting bagi organisasi untuk mengotomatisasi proses bisnis karena membantu mereka menghemat waktu dan uang.
Salah satu perangkat lunak automation yang telah terbukti sebagai resources dengan banyak manfaat bagi proses bisnis adalah Robotic Process Automation (RPA). Setidak-tidaknya, keuntungan bagi bisnis mencakup penghematan kertas dengan digital document workflows, produktivitas, meningkatkan employee satisfaction hingga 5 manfaat lainnya sebagai berikut:
1. Efisiensi
Automation memberi dampak besar pada efisiensi secara menyeluruh di organisasi dengan berbagai cara, seperti:
Pemrosesan Lebih Cepat – Dibandingkan dengan manusia, robotic process automation (RPA), yang merupakan teknologi yang menggunakan robot perangkat lunak untuk meniru tindakan manusia yang berulang, mampu melewati beberapa kali lebih banyak proses yang diselesaikan sehingga Anda dapat menangani lebih banyak transaksi lebih cepat dari sebelumnya. Pada saat yang sama, waktu pemrosesan yang lebih cepat juga berdampak positif pada pengalaman pelanggan, mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menanggapi permintaan.
Pengoperasian 24/7 – Robot perangkat lunak RPA tidak perlu tidur dan tidak lelah, digital worker ini memproses sepanjang waktu, menjaga tugas dan operasi bisnis tertentu tetap berjalan sepanjang waktu. Jika sesuatu membutuhkan perhatian manusia, mereka juga memiliki kemampuan untuk mengesampingkan tugas hingga menunggu jam kerja pagi.
Analytics Collection – RPA mengumpulkan data tentang semua yang dilakukannya, memasukkannya ke dalam laporan yang penuh dengan analitik berguna yang dapat Anda analisis dan gunakan untuk mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis.
Tingkat Akurasi Sempurna – Menggunakan perangkat lunak RPA membantu menghilangkan sebagian besar potensi kesalahan manusia dari proses karena dirancang untuk mengikuti aturan tertentu.
2. Produktifitas
Salah satu keuntungan paling jelas dari process automation adalah peningkatan produktivitas yang datang dengan menyerahkan repetitive task (tugas berulang) kepada robot yang dapat bekerja lebih lama dan lebih cepat daripada manusia.
Selain itu, automation memecahkan beberapa waktu terbuang yang disajikan oleh “productivity paradox”, di mana lebih banyak teknologi memperlambat proses saat orang menghabiskan waktu menavigasi aplikasi, penyesuaian dengan teknologi baru semasa transisi, dan banyak lagi. Teknologi yang terintegrasi dengan buruk ini diselesaikan oleh RPA.
Jumlah produksi yang ditingkatkan tergantung pada jenis robot RPA yang digunakan. Ada dua jenis yang berbeda yang memiliki hubungan kerja yang berbeda dengan rekan-rekan manusia mereka. Berikut adalah ikhtisar singkat masing-masing dan bagaimana pengaruhnya terhadap produksi:
Attended Bots – Bot ini bekerja sama dengan manusia untuk menyelesaikan transaksi. Dalam hal ini, bot dan manusia membagi pekerjaan. Misalnya, manusia mungkin fokus pada tugas yang berpusat pada pelanggan sementara bot menangani data, perhitungan, pelaporan, dan pemberitahuan. Karena unsur manusia dalam mengikuti RPA, prosesnya lebih lambat.
Unattended Bots – Dalam hal ini, proses diotomatisasi dan dijalankan tanpa memerlukan bantuan manusia. Bot bebas beroperasi 24/7 yang berarti produksi jadi meningkat.
Jenis bot yang Anda pilih bergantung pada tugas yang Anda otomatiskan dan sifat bisnis Anda. Beberapa proses membutuhkan interaksi manusia untuk membuat keputusan, beberapa tidak.
Secara keseluruhan, automation membantu menyelesaikan banyak masalah dalam sebuah proses yang merampingkannya, yang berarti lebih banyak produksi dan lebih sedikit waktu yang terbuang.
3. Penghematan Biaya
Automation menghemat uang dengan berbagai cara dalam bisnis Anda. Contohnya, menghilangkan repetitive task (tugas berulang) yang membosankan. Sejalan dengan ini, pekerja dapat memfokuskan waktu mereka pada tugas yang lebih penting dan yang membutuhkan pemikiran kreatif dan kritis.
Alhasil, menghemat uang dengan menghilangkan banyak waktu yang terbuang untuk karyawan yang sekarang dapat menangani masalah yang lebih sulit dalam organisasi Anda.
Tentu saja, akan membantu Anda memangkas bagian dari gaji yang dibayarkan untuk jenis repetitive task. Dalam kasus lain, menghapuskan 100% gaji untuk repetitive task. Ini berarti Anda juga dapat menginvestasikan kembali upah tersebut ke dalam pekerjaan yang berbeda yang akan membuat dampak yang lebih besar pada bisnis.
4. Kepatuhan
Jika bisnis berada di salah satu dari banyak bidang yang memerlukan pemeliharaan standar peraturan tertentu (keuangan, perawatan kesehatan, dll…), maka Robotic Process Automation (RPA) benar-benar dapat membantu Anda mencapai kepatuhan terhadap peraturan.
Implementasi teknologi RPA dapat membantu bisnis membangun program kepatuhan (compliance) dengan menyediakan ambang batas kesalahan dan kontrol atas proses.
Bot RPA melakukan setiap proses persis sama setiap saat, ini mengurangi kemungkinan kesalahan. Bot juga melaporkan tindakan mereka sendiri secara akurat ke dalam activity log yang berarti Anda mendapatkan jejak audit yang 100% akurat.
5. Kepuasan Pelanggan
Salah satu manfaat paling menarik dari RPA adalah efek positifnya terhadap pelanggan Anda, pengalaman mereka dengan bisnis Anda, dan cara Anda melayani mereka.
Dengan RPA, Anda dapat menanggapi pertanyaan pelanggan lebih cepat dan lebih efisien, menghargai waktu pelanggan Anda dan menjawab pertanyaan dan permintaan mereka dengan sukses pada saat yang bersamaan.
Yang dulunya memakan waktu berjam-jam bahkan berhari-hari, kini hanya butuh beberapa menit. Ini tentu saja dapat diterapkan pada sejumlah interaksi pelanggan, termasuk pemrosesan pesanan.
Ini akan meningkatkan reputasi perusahaan di antara audiens Anda melalui berita positif dari mulut ke mulut dan ulasan online yang lebih kuat.
Pentingnya Automation
Pentingnya automation menjadi jelas seiring berkembangnya bisnis, dan pelanggan menuntut pemrosesan barang dan jasa yang lebih cepat. Oleh karena itu, automation process tidak hanya dapat meningkatkan bisnis Anda, tetapi juga melindungi kelangsungannya.
Memangkas anggaran yang didorong oleh automation process dapat digunakan dalam menyiapkan panggung untuk mendukung pertumbuhan di perusahaan, merekrut talenta yang dibutuhkan, atau berinvestasi dalam innovation initiatives.
Misalnya, organisasi perawatan kesehatan memiliki biaya administrasi yang tinggi, tetapi dengan automation process yang menggunakan perangkat lunak berbasis data untuk memantau proses penagihan, waktu dan anggaran yang dihabiskan untuk tugas-tugas ini akan berkurang.
Karena munculnya telehealth, penggunaan portal pasien dan aplikasi perawatan kesehatan, teknologi automation dapat membuat penagihan dan pembayaran menjadi proses yang mudah. Itulah, contoh industri yang memberikan wawasan tentang pentingnya automation.
Karena semakin banyak industri mulai berinvestasi dalam process automation, para pemimpin bisnis harus mempertimbangkan strategi automation yang tidak hanya akan membantu mereka mengubah bisnis mereka, tetapi juga memungkinkan mereka untuk tetap kompetitif.
